Travel Management im Aufwind

Trends und Lösungen für neue Wege

Trends und Lösungen für neue Wege -

Wir sind Exportweltmeister. Der Slogan ‚Made in Germany‘ ist weltbekannt, doch mitten in der Wirtschaftskrise verhängten viele Unternehmen drastische Sparmaßnahmen, bis hin zum Reisestopp. Bei den mittelständischen Unternehmen war laut VDRStudie der stärkste Rückgang an Geschäftsreiseaktivitäten zu verzeichnen.

Mittlerweile hat sich die wirtschaftliche Situation entspannt, die Nachfrage nach Geschäftsreisen zieht wieder deutlich an. Die Auslastungszahlen bei Flug, Bahn, Mietwagen und Hotel zeigen einen klaren Aufwärtstrend – dies ist der ideale Zeitpunkt und eine gute Chance für die Travel und Mobilitäts Manager, sich um das Thema zu kümmern, um die jetzige Situation aktiv zu nutzen und den Mitarbeitern schlanke Prozesse bereitzustellen, damit so kosteneffizient Geschäftsreisen abgewickelt werden können.

Die aktuelle Meldung aus dem Hause Amadeus, nach der Geschäftsreisen unverzichtbar bleiben, passt gerade in diesen Trend. In einer groß angelegten Studie wurde unter anderem die Bedeutung von persönlicher Kommunikation untersucht – eines der Ergebnisse der Unternehmensberatung Oxford Economics lautet, dass trotz sich deutlich änderndem Umweltbewusstsein und immer besseren virtuellen Kommunikationstechnologien nichts den persönlichen Kontakt für einen nachhaltigen Geschäftserfolg ersetzen kann. Nimmt man diese Ergebnisse und ergänzt sie um weitere Trends, die im Zukunftsworkshop VDR-TrendsPort 2010 ermittelt wurden, können klare Handlungsoptionen für Travel Manager abgeleitet werden.

Trend 1: Die Grenzen zwischen Privat- und Geschäftsreisen verschwimmen
Der direkte Zugang zu den Angeboten und Suchmaschinen im Internet führt dazu, dass die Anzahl der gut informierten MitarbeiterInnen steigt. Wenn dies auch im Allgemeinen positiv ist, wird seitens der Unternehmen ein damit einhergehender Punkt massiv unterschätzt. In Zeiten wirtschaftlicher Flaute sinken die Preise auch ohne Unternehmenssteuerung und jeder Travel Manager gerät unter Druck, da seine KollegInnen günstige Selbstbedienungsangebote im Internet finden. Für diese Angebote zahlt das Unternehmen jedoch einen hohen Preis. Die Mitarbeiter verwenden zum einen viel Zeit für die Recherche, zum anderen finden diese Einkaufsprozesse in der Regel außerhalb der Unternehmensrichtlinien statt. So etablieren sich Einkaufsprozesse, wie sie im privaten Umfeld üblich sind – mit dem Effekt, dass die Transparenz sinkt und der verdeckte Aufwand steigt. Das Travel Management steht vor einem hohen Aufwand, wenn die Preise ansteigen und im Unternehmen keine geführten und transparenten Einkaufsprozesse etabliert sind.

Vorschlag: Reagieren, bevor die Preise ansteigen und die Reisenden sich ohne effiziente Prozesse verselbstständigt haben. Nutzen Sie integrierte Systeme und sparen sie Aufwand. Beispielsweise ist OBTOnline Business Travel entwickelt worden, um auch Unternehmen mit geringem Budget den Zugang zu solchen Systemen zu ermöglichen, wie Sie Großkonzerne einsetzen. Auf diesem Wege können Sie in Ihrem Unternehmen die Geschäftsreiseprozesse kontrollieren und aus einer Hand effizient steuern. Wenn Sie komplexe Reisen buchen und durch Reisebürospezialisten unterstützt werden wollen, sollten Sie nach einer integrierten Lösung auf dem Markt suchen.

Trend 2: Steigendes Umweltbewusstsein und mehr CO2-Verantwortung
Nachhaltigkeit ist in vielen Unternehmen Chefsache und steht aktuell hoch im Kurs. Es geht darum, Wege zu finden, mit denen bei der Abwicklung von Geschäftsreisen entstehende Emissionen intelligent vermieden und die Sensibilität bei den Buchenden und Reisenden erhöht werden können. Systeme, die den Verbrauch von CO2 schon im Planungsprozess darstellen, leisten einen aktiven Beitrag zum Thema Umweltschutz.

Vorschlag: Online-Buchungssysteme zeigen schon während der Planung den CO2-Verbrauch an und listen alternative Entscheidungswege auf. Ein monatlich zur Verfügung gestellter CO2-Report kann in die Umweltbilanz des Unternehmens miteinbezogen oder zur Diskussion mit dem Nachhaltigkeitsbeauftragten herangezogen werden.

Trend 3: Immer mehr Daten werden gesammelt, bessere Informationen stehen zur Verfügung
Transparenz ist die Grundlage für professionelles Handeln.

Vorschlag: Der Einsatz eines integrierten Buchungssystems, welches sowohl alle via Internet als auch telefonisch im Reisebüro gebuchten Leistungen erfasst. So erhält das Travel Management alle Informationen übersichtlich zur Verfügung gestellt. Standardisierte Reports ermöglichen eine schnelle Übersicht, erzeugen Transparenz und legen die Grundlage für schnelle Entscheidungen.
Es gibt also viele Chancen, Ideen und Wege, um die Themen Dienstreise und Mobilität in Unternehmen aktiv nach vorne zu bringen.



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