Michael Schramek (Geschäftsführer EcoLibro GmbH) und Christian Oleak (Gesellschafter Eco- Libro GmbH) präsentieren Judith Kadach (Dienst- Reisen-Management) Unternehmenskonzept und -motivation (v.li.)

Den Blick Winkel ändern

Zu Besuch bei der EcoLibro GmbH in Köln

Zu Besuch bei der EcoLibro GmbH in Köln

„Umdenken und die sich wechselseitig bedingende Abhängigkeit von Transportmittel, Mensch, Prozess und Technik erkennen, darauf liegt der Fokus“ – so umschreibt Michael Schramek, Geschäftsführer der EcoLibro GmbH, Einstellung zum Job, Ambitionen und Erfolgsrezept des Unternehmens. Betriebliche Mobilität im Zeichen der Nachhaltigkeit, ökonomische und ökologische Effizienz, praxisnahe Lösungen zur Umstrukturierung der Mobilität eines Unternehmens, das sind die Schlagworte, mit denen sich beschreiben lässt, welchem Ziel sich EcoLibro verschrieben hat.

Intelligente Mobilität senkt die Mobilitäts-, Prozess- und Opportunitätskosten, unterstützt die Kernprozesse und sorgt letztendlich auch dafür, dass die Mitarbeitermotivation entsprechend steigt – gerade letzteres ist ein Faktor, der immer wichtiger wird. „Die Mitarbeiter haben beispielsweise mehr Freiraum für Kernaufgaben“, erklärt Michael Schramek. Wer intelligent mobil umrüsten möchte, nutzt aber nicht nur dem Unternehmen und sorgt für sinkende Kosten, sondern denkt auch an die Umwelt: „Dieser wird genutzt, indem CO2- und Schadstoffausstoß verringert werden“, wie er ausführt.

Konzept und Software
Die Grundfrage zum Zeitpunkt der Unternehmensgründung war, wie Mobilität optimiert werden kann, wie Produktivitätsreserven genutzt werden können, wie dabei gleichzeitig im Zeichen der Umwelt gehandelt werden kann.

Was zunächst als Projekt für einen einzigen Kunden gedacht war – mehr Gewinn für weniger Kosten sollte geschaffen werden – wurde schließlich zum Selbstläufer. Die Grundidee der Optimierung von Mobilität wurde um das Produkt Mobileety ergänzt – eine Software, mit der sich Geschäftsreisen planen, organisieren, abrechnen und controllen lassen. Mit Hilfe des Online-Portals können die Reisen unter Berücksichtigung der Punkte Preis, Reisezeit, CO2-Ausstoß und Verkehrsmittel gestalten werden. Jedes Unternehmen kann individuell entscheiden, worauf bei der jeweiligen Reise der Fokus gesetzt werden soll und welche Kriterien dabei besonders wichtig sind. So zum Beispiel, ob der Geschäftsreisende die Reisezeit möglichst auch zum Arbeiten nutzen soll, ob mit Bahn, Auto, Flugzeug, Taxi oder ÖPNV gereist werden soll und wie hoch der CO2-Ausstoß maximal sein darf.

Transparenz und Effizienz der Reise stehen dabei immer im Vordergrund. Relevante Verkehrsmittel werden so gekoppelt, dass der Reisende ohne Unterbrechung von A nach B kommen kann – alles wird komplett geplant, beispielsweise von der Anfahrt zum Flughafen über den Flug selbst bis zum Transfer an den Tagungsort.
Mobileety gibt es in drei Varianten, orientiert an Unternehmensgröße und Mitarbeiterzahl – beides Faktoren, die dafür ausschlaggebend sind, welche Lösung für den jeweiligen Bedarf die beste ist: Standardlösungen gibt es mit Mobileety Plus für kleine Unternehmen und Freiberufler und mit Mobileety Business für Unternehmen und öffentliche Einrichtungen. Individuelle Lösungen bietet hingegen Mobileety Professional – beispielsweise können hier spezifische Firmenkonditionen hinterlegt oder Schnittstellen zum Rechnungswesen geschaffen werden, um nur zwei Beispiele für mögliche Verknüpfungen zu nennen.

Umplanen/Umstrukturieren anstatt Reisen einsparen
Die Themen Sparen, Kosten minimieren und Reiseverzicht sind aktueller denn je. Michael Schramek weist in diesem Zusammenhang darauf hin, dass der vermeintlich logischste Schritt – die Einsparung von Reisen – jedoch oft gar nicht nötig wäre. „Der Ansatzpunkt ist nicht der, dass die Reisen selbst gestrichen werden müssen – ein anderes Reisesystem kann Abhilfe schaffen, indem es die Kosten senkt. So bleiben die Mitarbeiter weiterhin mobil, was dem Unternehmen selbst viele Vorteile bringt: Der persönliche Kontakt zu Geschäftspartnern ist nicht zu ersetzen und ist letztlich ausschlaggebend für eine erfolgreiche Zusammenarbeit“, erläutert Michael Schramek.

Wann lohnt es sich für ein Unternehmen, sein Mobilitätsmanagement umzustrukturieren? Natürlich spielt das Reisevolumen hierbei eine Rolle. „Ab ungefähr 200.000 Euro Mobilitätsbedarf pro Jahr ist es definitiv sinnvoll, das Thema anzugehen“, erläutert Michael Schramek. Fakt ist jedoch auch, dass die Unternehmensgröße keine Rolle spielt bei der Überlegung, wann neu geplant werden sollte; Werkzeuge und Konzepte von EcoLibro sind für jeden Bedarf gemacht, egal ob Klein- oder Großunternehmen. Außerdem gibt es kein einheitliches Konzept, das generell umgesetzt wird: „Wir stellen uns individuell auf die verschiedenen Kunden ein und passen unser Angebot jedes Mal aufs Neue an, zugeschnitten auf die unterschiedlichen Bedürfnisse des jeweiligen Kunden. Manchmal bedeutet dies beispielsweise auch, die Komplexität aus dem Konzept herauszunehmen – eine flexible Umsetzung der verschiedenen Optionen ist gefragt“, wie Michael Schramek schildert.

Langfristig Denken
Unternehmen werden in Zukunft das Thema Nachhaltigkeit mehr und mehr ins Unternehmensmanagement im Allgemeinen und ins Reise-/ Mobilitätsmanagement im Speziellen einbeziehen müssen. „Fossile Energieträger und andere Rohstoffe werden immer knapper, der Klimawandel wird weiter voranschreiten“, erläutert Michael Schramek. Hier ist rechtzeitiges Handeln gefragt, zumal es zu kurzfristig gedacht ist, sich auf diese Veränderungen nicht einzustellen und in Sachen Nachhaltigkeit nichts zu unternehmen. „Es geht nicht nur um den Umweltschutz, sondern auch um den Erfolg des Unternehmens selbst – beide Faktoren bedingen einander. Wer jetzt auf die Veränderungen reagiert, die sich auch technisch und gesellschaftlich auswirken, sichert seinem Unternehmen langfristigen Erfolg.“

Warum funktionieren Konzept, Lösungen und Projektumsetzung von EcoLibro so gut? Die Antwort ist einfach. Ein junges, engagiertes Team geht das Projekt mit der richtigen Betrachtungsweise an. Beispielsweise auf den Fuhrpark eines Unternehmens bezogen heißt dies: Der Nutzen von Autos steht im Vordergrund – nicht das Statussymbol. Sich von gängigen Vorstellungen lösen, bereit sein, auch mal ein kleineres Auto zu fahren – auch als Chef. Die Mitarbeiter unter anderem durch persönliche Prämien motivieren, ihnen einen Anreiz geben, das neue Mobilitätskonzept gemeinsam umzusetzen und gleichzeitig die privaten Mobilitätskosten zu senken.

Ein weiterer wesentlicher Aspekt für die erfolgreiche Umsetzung der Projekte ist die Vernetzung und Weiterentwicklung von guten bestehenden Ideen und Angeboten. EcoLibro kooperiert mit erfahrenen Partnern im Sinne eines Kompetenznetzwerks für intelligente Mobilität, um so den Kunden aufeinander abgestimmte Lösungen bieten zu können.

Am Ende der erfolgreichen Umstrukturierung steht eine praxisorientierte Mobilitätslösung mit Resultaten wie eingesparte Kosten, optimal genutzte Produktivitätsreserven, Handeln im Sinne von Nachhaltigkeit. Es lohnt sich für jedes Unternehmen, vorausschauend zu planen, sich auf kommende Veränderungen und deren Konsequenzen einzustellen und frühzeitig dort zu handeln, wo es in Zukunft ohnehin nötig sein wird. Der erste Schritt zum Umdenken findet aber in den Köpfen statt – mit dem Entschluss, etwas ändern zu wollen. Nicht nur den Kosten, sondern auch der Umwelt zuliebe.

 

 

EcoLibro GmbH

Das Unternehmen wurde 2009 gegründet. Ziel ist es, Mobilität ganzheitlich in Bezug auf Nutzen für Unternehmen, Mitarbeiter und Umwelt zu betrachten und so optimale Lösungen für Kunden zu schaffen, die ihr Mobilitätsmanagement im Zeichen von Ökonomie und Ökologie gestalten und optimieren wollen. EcoLibro berät, analysiert und konzipiert schließlich Lösungen, die individuell auf die Bedürfnisse der Kunden abgestimmt werden.
 

• Produkte
Potenzialanalyse:
Umfassende Grundlagenanalyse zu Optimierungspotenzialen in der gesamten Mobilität eines Unternehmens. Ergebnis ist ein einfach verständlicher „Fahrplan“ auf dem Weg zu einem intelligenten Mobilitätskonzept
Prozessoptimierung: Spezialisierte Ansätze für Prozessoptimierungen im Bereich betriebliche Mobilität

• Software: Mobileety und Fleetris

Mit der Software Fleetris zum einen und Mobileety zum anderen werden Tools geboten, mit denen die Vollkosten von Mobilität transparent gemacht werden, um Mobilität so intelligent zu gestalten – immer unter Berücksichtigung der Punkte Zeit, Kosten, Umwelt und Mitarbeiterzufriedenheit/- motivation
Mobileety: Kosten-, Prozess- und CO2-Optimierung durch eine innovative, einfache und effektive
Software zur Planung, Organisation, Abrechnung und dem Controlling von Dienstreisen.
Fleetris: Schaffung von Transparenz für individuelle Mobilitäts- und Fuhrparkkonzepte auf Grundlage einer softwarebasierten Bedarfsanalyse
Software Tools: Prozessverbesserungen durch individuelle Softwarelösungen zur Optimierung betrieblicher Mobilität

• Change-Management:
Differenzierte Methoden zur Erhöhung der Akzeptanz von Veränderungen im Bereich betrieblicher Mobilität

 

 

Praxisbeispiel
Vorgehensweise der Beratung in der Phase der Potenzialanalyse

Im Rahmen einer Einweisung in Strukturen, Aufgaben und wichtigste Kernprozesse des Kunden werden die Ansprechpartner für die Bereitstellung von zentral verfügbaren Informationen und Daten zu Volumina und Kosten der verschiedenen im Unternehmen genutzten Mobilitätsarten (eigene und externe Fahrzeuge, Bahn, Flug etc.) identifiziert. In Einzelgesprächen mit diesen Personen wird definiert, in welcher Detaillierung und welchem Format die benötigten Daten generierbar sind. Nach Bereitstellung sowohl der Daten als auch der Weisungen und Richtlinien rund um die Mobilität wertet EcoLibro diese aus und verschafft sich so ein erstes Bild vom Status Quo der Mobilität beim Kunden. Auf dieser Grundlage wird im Rahmen eines Zwischengesprächs mit der Projektleitung festgelegt, mit welchen Personen aus den mobilitätsrelevanten Bereichen nun ein- bis zweistündige Einzelinterviews zu führen sind, um darüber weiterführende Informationen zum Mobilitätsbedarf zu erhalten. Erste Ideen für ein optimiertes Mobilitätskonzept werden darin bereits mit den Gesprächspartnern diskutiert. Im Einzelfall werden durch den Gesprächspartner im Anschluss vertiefende Daten übermittelt.

Auf Basis der nun vorliegenden quantitativen und qualitativen Informationen erstellt EcoLibro einen Entwurf für ein optimiertes Mobilitätskonzept. Darin wird sowohl auf den Mobilitätsmix, die Prozesse, die einzusetzende Software als auch auf das zur Umsetzung erforderliche Change Management eingegangen. Im Rahmen eines halbtägigen Workshops wird der Konzeptentwurf vorgestellt und diskutiert. Die Ergebnisse der Diskussion fließen ein in das abschließende Konzept, welches dem Projektleiter vorgestellt und übergeben wird.

Bei der anschließenden Umsetzung des Konzeptes unterstützt EcoLibro den Kunden unter Einbindung des Netzwerkes, das aus Beratern, ITDienstleistern und Mobilitätsanbietern besteht.


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