Buchen leicht gemacht?

Kurzumfrage unter Travel Managern: Kriterien bei der Hotelwahl

Ein Aufgabenbereich eines jeden Travel Managers: Die Hotelbuchung. Was zunächst so simpel klingt, will aber wohlüberlegt sein, spielen doch verschiedene Punkte eine Rolle, wenn es darum geht, wo die Mitarbeiter eines Unternehmens untergebracht werden sollen. Welche Kriterien das genau sind, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich – oft sogar auch von Buchung zu Buchung. DienstReisen-Management hat Travel Manager dazu befragt, worauf es ihnen bei der Hotelwahl ankommt und nach welchen Aspekten sie entscheiden, wenn es darum geht, wo gebucht wird und wo nicht.

Das erste offensichtliche Kriterium, das ausschlaggebend dafür ist, ob ein Hotel überhaupt infrage kommt, ist der Preis. „Natürlich wird darauf geachtet, möglichst günstig zu buchen. Am falschen Ende darf aber nicht gespart werden“, erläutert eine Travel Managerin aus Hamburg. Wichtig ist das Preis- Leistungs-Verhältnis, das ausgewogen sein muss. „Ein teures Hotel ist nicht automatisch besser als ein günstigeres, nur weil es mehr kostet“, schließt sich ein Münchner Kollege an. Ferner wird die Buchung danach entschieden, ob der Ort, an dem der Geschäftstermin stattfindet, in der Nähe ist und ob Flughafen oder Bahnhof gut erreichbar sind. Auch die Erfahrungen der Mitarbeiter und deren Buchungspräferenzen werden mit einbezogen: „Das Hotel muss von den Mitarbeitern angenommen werden. Kein Travel Manager kann die Reisenden in einem Haus unterbringen, in dem gewisse Grundvoraussetzungen nicht gegeben sind oder die Mitarbeiter sich unwohl fühlen – und dann erwarten, dass sie am nächsten Tag motiviert und ausgeruht ins Meeting starten, wenn sie nachts kein Auge zugetan haben oder morgens eine lange oder anstrengende Anreise zum Tagungsort auf sich nehmen mussten. Man sollte immer einen Schritt voraus denken“, erläutert ein Travel Manager aus, der für ein Berliner Unternehmen arbeitet. Ein Mindestkomfort für die Geschäftsreisenden muss gegeben sein, die Ausstattung des Hotels soll angemessen sein, gewisse Zusatzleistungen (wie kostenfrei erhältliche Zeitungen beispielsweise) sind gerne gesehen, wie eine Travel Managerin aus Bonn erklärt: „Diese Zusatzleistungen spielen zwar keine Hauptrolle, tragen aber auch dazu bei, dass die Mitarbeiter sich wohl- und auch anerkannt fühlen.“

Stellt sich nun die Frage, ob Rahmenvertrag oder Spotkauf. Die Mehrheit der befragten Travel Manager wählt bei der Hotelbuchung den Spotkauf. Es kann für ein Unternehmen aber auch sinnvoll sein, Rahmenverträge mit Hotels abzuschließen – oder beide Möglichkeiten wechselseitig zu nutzen. Hier muss unter anderem abhängig vom Volumen des Unternehmens entschieden werden, was sich lohnt. Auch spielt eine Rolle, um welchen Zielort es sich jeweils handelt. Werden in einigen Städten gezielt und häufig bestimmte Hotels angesteuert, lohnen sich Rahmenverträge durchaus – nur eben nicht in jeder Stadt.
Zur Überlegung, was von den Kosten her günstiger ist für das Unternehmen, sagt ein Kölner Travel Manager: „Wer Rahmenverträge abschließt, dem kann nichts passieren, wenn die Preise ansteigen; der Vertrag fängt das auf.“ Im Umkehrschluss kann es jedoch auch passieren, dass günstigere Raten auf dem Tagesmarkt zu haben sind, die dann nicht gekauft werden können, wenn das Unternehmen mit einem Vertrag gebunden ist.

Bei der Frage, worauf bei Rahmenverträgen geachtet wird, damit diese überhaupt zustande kommen, sind die Antworten vielfältig. Viel Wert wird auf die Ausstattung des Hotels und auf die Zimmerqualität gelegt. Eine große Rolle spielt auch, ob das jeweilige Hotel in den gängigen Buchungsportalen präsent ist. Für den Fall, dass eine Dienstreise gecancelt werden muss, sollte die somit verbundene Stornierung möglichst problemfrei und ohne großen Kostenaufwand über die Bühne gehen. Die Lage des Hotels, Parkmöglichkeiten, Zusatzleistungen, die geboten werden, die Frage, ob es eine Last Room Availability gibt, ob Internet und Frühstück im Vertrag enthalten sind, sind weitere Punkte, auf die geachtet wird. Kann vor Ort mit personenbezogener Kreditkarte bezahlt werden, sind die Sicherheitsaspekte ausreichend, ist die Zuordnung der Buchung zu den jeweiligen Firmen korrekt, sind die Laufzeiten angemessen? „Wesentlich ist, dass es eine partnerschaftliche Vertragsbeziehung zwischen Hotel und Unternehmen gibt. Es soll schließlich im Endeffekt eine Win-Win-Situation sein“, finden unter anderem Travel Manager aus München, Freiburg und Bremen.

„Rahmenverträge sollten nur dann abgeschlossen werden, wenn es wirklich sinnvoll für das Unternehmen ist. Das bedeutet, dass deutlich zu erkennen sein muss, dass wirklich viel Geschäft über das Haus abgewickelt wird. Außerdem muss ein echter Mehrwert gegenüber dem Hotelprovider gegeben sein, damit sich ein solcher Vertrag auszahlt“, erklärt eine Travel Managerin aus Frankfurt. Hier gilt: „Regelmäßig stichprobenartig die Vertragsraten mit den regulären Firmenraten im Hotelportal abgleichen lohnt sich“, erläutert sie weiter.
Was die Bonusprogramme betrifft, die von den verschiedenen Hotelmarken angeboten werden, so sind sich die befragten Travel Manager überwiegend darin einig, dass diese Programme eine untergeordnete Rolle bei der Hotelwahl spielen. Dass oft einige Posten wie kostenfreies Frühstück oder kostenfreie Parkmöglichkeiten beinhaltet sind, wird jedoch als Pluspunkt angesehen, mit dem sich Kosten sparen lassen. „Ein solches Programm ist kein explizites Entscheidungskriterium, ist jedoch hilfreich für die Kommunikation an Reisende“, findet ein Würzburger Travel Manager.


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