Motivationsfaktor DienstReise

Ob für den Dauer-Dienstreisenden oder auch für die Mitarbeiter, die nur gelegentlich unterwegs sind: Die Dienstreise- Richtlinie ist immer ein wichtiger Motivationsfaktor, auch und gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten.

Ja, die Wirtschaftskrise im letzten Jahr war teilweise brutal, doch 2010 geht es wieder deutlich aufwärts. Vor allem die exportorientierten Branchen boomen, China sei Dank. Dennoch sparen die Unternehmen teilweise, wo sie nur können. Es sollte jedoch auch Grenzen geben, gerade was die Leistungsträger betrifft, deren Job es ist, quer durch Deutschland, Europa oder die Welt zu reisen, um Aufträge zu beschaffen, Verträge abzuschließen oder Projekte zu überwachen.

Natürlich gibt es auch wenig sinnvolle, dafür aber teure Benefits für die Dienstreisenden. Business Class-Tickets innerhalb Deutschlands oder auf Kurzflügen in Europa beispielsweise. Das muss nicht sein, wenn die Flexibilität des Tickets nicht gebraucht wird. Zudem gibt es flexible Eco-Tickets. Das bisschen hochwertigeres Essen im Flieger oder die kostenfreien Magazine sind für den Vielflieger dank seiner Senatorkarte ohnehin in der Lounge am Flughafen zu bekommen – bleiben nur die doppelten Meilen für den Mitarbeiter als echter Mehrwert, was jedoch sicher verschmerzbar ist. Auf der Mittel- oder gar Langstrecke sieht die Welt schon wieder anders aus: Niemand kann von einem Mitarbeiter erwarten, nach sechs Stunden eingequetscht in der Economy oder gar in einem Billigflieger mit noch engerem Sitzabstand dynamisch und ausgeruht zu Verhandlungen zu erscheinen. Wer solche Änderungen in der Travel Policy plant, sollte zuvor vielleicht so ein Tagesprogramm einmal selbst erleben, um zu sehen, welche Auswirkungen das auf Körper und Geist haben kann.
Gleiches gilt für die Bahnreisen: In der ersten Klasse kann man einfach entspannter arbeiten. Wer also nicht „nur“ reisen muss, sondern unterwegs Dokumente durchsehen oder mit dem Notebook arbeiten will, sollte dies auch in der dafür geeigneten Umgebung machen dürfen. Man stellt ja schließlich auch die Bürotische nicht kostengünstig in den Laufbereich mitten in einem Einkaufszentrum.
Auch bei der Wahl des Hotels gilt es, nicht nur auf die primären Kosten zu schauen: Ein Hotel ganz in der Nähe des Termins sorgt für eine stressfreie und pünktliche Anreise des Mitarbeiters – was sicher dem Termin selbst zugute kommt. Und schließlich gilt es auch, die Kosten für die Fahrt – gegebenenfalls quer durch die Stadt – in Geld und Zeit mit zu berücksichtigen. Sicher, bei vielen Unternehmen gilt noch: „Reisezeit ist keine Arbeitszeit.“ Aber auch hier sind die Mitarbeiter sicher nur begrenzt leidensfähig. Wenn die Reisen aus Kostengründen so schlecht um Termine herum geplant werden, dass viel mehr Reisezeit als Arbeitszeit anfällt (durch beispielsweise günstige Flüge viel zu früh oder zu spät oder Hotels weit weg vom Termin), wirkt sich das sehr schnell negativ auf die Motivation der Mitarbeiter aus. Und wenn der Arbeitnehmer schon in der Ferne übernachten muss, sollte es nach einem anstrengenden Tag vielleicht auch ein Hotel mit Wellness-Angeboten sein. Das kostet nicht so viel mehr.

Motivation für den Mitarbeiter bedeutet natürlich nicht, alles durchgehen zu lassen. Viele Travel Manager sind treffenderweise der Meinung, dass sie ihren Job nur dann richtig machen, wenn sie unbeliebt sind. Das stimmt – bis zu einem gewissen Grad. Natürlich testet der Mitarbeiter aus, wie weit er gehen kann und selbstverständlich muss ihm dann jemand – der Travel Manager – auf die Finger hauen. Wenn sich der Travel Manager aber mit den Dienstreisenden identifizieren kann und Lösungen findet, die dem Mitarbeiter und dem Unternehmen nutzen, wird die ihm mitunter entgegenschlagende Ablehnung vielleicht in zumindest gesunden Respekt wechseln.

Wie aber kann der Travel Manager nun einerseits die oft bestehenden Vorgaben der Geschäftsleitung nach Einsparungen in diesem großen Etatposten erfüllen, ohne andererseits die Mitarbeiter nachhaltig zu demotivieren?

Dazu müssen zunächst einmal die gesamten Reiseprozesse analysiert werden und ein Überblick über die Gesamtkosten wird benötigt, auch unter Einbeziehung beispielsweise der Benefits der individuellen Bonussysteme, die der Mitarbeiter sich während seiner Reisen erworben hat. Diese sollten unbedingt beim Travel Management hinterlegt werden. Denn viele Hotels beispielsweise bieten ihren vielreisenden Gästen attraktive Vorteile an: Das reicht von kostenlosem Frühstück über kostenfreies Parken oder Internet bis hin zu kostenloser Übernachtung am Wochenende oder Übernachtung des Ehepartners. Geschickt kombiniert kann hier alleine beim Hotel ganz ohne Einbußen für den Mitarbeiter einiges gespart werden – denn bei Hotels gibt es diese Benefits für den Status, hier werden keine Punkte oder Meilen verbraucht.

Überhaupt, die angesammelten Guthaben der Bonussysteme: Wem gehören sie? Und: Wer kontrolliert das? Hier muss eine deutliche Vorgabe seitens der Geschäftsleitung kommen, diese muss der Travel Manager nötigenfalls auch aktiv einfordern. Denn die vielreisenden Mitarbeiter verdienen sich nebenbei dutzende Gratis-Flüge und Gratis-Übernachtungen, Upgrades in höhere Klassen – die dann wiederum teilweise verbraucht werden können (wie bei Flügen) oder einfach generell zur Verfügung stehen (meist bei Hotels). Grundsätzlich gilt: Erworbene Bonusmeilen und werthaltige Punkte bei Hotels oder Mietwagenfirmen gehören dem Unternehmen. Es steht dem Unternehmen jedoch frei, dem Mitarbeiter diese Boni ganz oder teilweise zu überlassen. Es sollte jedoch nicht nur „der Dumme“ diesen Mehrwert für das Unternehmen einsetzen, während andere Mitarbeiter fröhlich damit Privatreisen durchführen und das den Kollegen brühwarm erzählen.

Ist einmal ein Überblick über alle Reisekosten gemacht und sind auch die Zeitaufwendungen der Mitarbeiter berücksichtigt, können sicher auch Einsparungen durch bessere Planung erzielt werden. Beispielsweise könnte auch Arbeitszeit während der Reise angerechnet werden: Der Mitarbeiter erledigt definierte Aufgaben unterwegs auf seinem Computer, das Unternehmen verbucht die entsprechende Reisezeit als Arbeitszeit. Das wäre eine klassische Win-Win-Situation.

Ein regelmäßiger Blick „über den Tellerrand“ lohnt sich hier für den Travel Manager sicherlich – vielleicht sollte ein beispielsweise jährliches kurzes Coaching mit einem externen Berater eingeführt werden, damit der Travel Manager nicht jedes einzelne Rad neu erfinden muss.


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