Meetings im Netz als Alternative zur Geschäftsreise
Virtuelle Projektplanung – problemlos möglich dank Videokonferenz

Umweltfreundliche Alternative

Das ungeliebte Thema Finanzkrise hat vieles ins Rollen gebracht. Und zieht große Veränderungen nach sich, allen voran die Frage, wie Kosten gespart werden können. Für viele Unternehmen bedeutet dies, überall dort kürzer zu treten, wo nicht unbedingt Geld ausgegeben werden muss.

Ein großer Kostenfaktor mit Einsparpotenzial ist der Geschäftsreisebereich. Wenn Unternehmen ihr Reiseaufkommen entsprechend zurückschrauben, lassen sich Gelder sparen, soweit die Theorie. Doch wie nun zusammenkommen, wenn kein persönliches Treffen stattfindet?

Videokonferenzen sind eine gute Möglichkeit, auf Reisen dann zu verzichten, wenn diese nicht unbedingt notwendig sind. Mithilfe neuester Technologien können Meetings in unterschiedlichen Städten und Ländern virtuell abgehalten werden – in so guter Qualität, dass den Teilnehmern gar nicht mehr so sehr auffällt, dass sie sich lediglich von Monitor zu Monitor gegenübersitzen. Alles findet statt in der bewährten vis-à-vis-Kommunikation, ohne reisen zu müssen.

Die Option des virtuellen Meetings ist also da. Schwieriger ist allerdings die Entscheidung, welche Geschäftsreisen angetreten und welche gestrichen werden sollten. Fest steht, Treffen mit Kunden sollten immer persönlich stattfinden – zumindest anfangs; nach jahrelanger Zusammenarbeit gibt es auch hier die Möglichkeit, auf persönliche Treffen zu verzichten. Generell Reisen einzusparen hieße, am falschen Ende zu sparen – weil das dem Unternehmen langfristig gesehen größeren Schaden bringen könnte als die Investition in Reisekosten trotz finanziellem Engpass. Hier muss jedes Unternehmen individuell und bei jedem anstehenden Meeting entscheiden, in welcher Form dieses stattfinden soll. Wenn es aber um interne Meetings von Mitarbeitern an unterschiedlichen Standorten geht, lohnt sich die Überlegung, auf ein persönliches Meeting zu verzichten und stattdessen virtuell zum Gespräch zusammenzukommen, durchaus.

Oft stehen Unternehmen der Möglichkeit, Geschäftsreisen durch Videokonferenzen zu ersetzen, zunächst kritisch gegenüber. „Dies kann einerseits daran liegen, dass der Fortschritt dieser neuen Technologie unterschätzt oder für zu kompliziert gehalten wird“, so Dipl. Ing. Günter Schlagowski, geschäftsführender Gesellschafter von Vivicom, einem Bremer Entwickler von Videokonferenzsoftware. „Und auch der Sicherheitsaspekt spielt eine Rolle bei der Entscheidung, ob Meetings persönlich oder per Videokonferenz abgehalten werden – dabei hat sich auf diesem Gebiet viel verändert; getunnelte Gespräche laufen meist abhörsicher und störungsfrei über eigene Server, sodass weder befürchtet werden muss, dass Informationen an Dritte gelangen, noch, dass die Verbindung abstürzt und die Konferenz unterbrochen wird.“ Qualitative Einbußen sind mittlerweile dank hervorragender Bild- und Tonqualität kaum noch zu erwarten. Auch das Argument, virtuelle Konferenzen seien zu unpersönlich, ist mithilfe des technischen Fortschritts inzwischen außer Kraft gesetzt – die Teilnehmer haben das Gefühl, sich tatsächlich gegenüber zu sitzen.

Ein Problem kann sein, diejenigen Mitarbeiter, die gerne reisen und den persönlichen Austausch untereinander bevorzugen, von den Vorteilen einer Videokonferenz zu überzeugen. Dabei liegt ein Argument, das für die Reisevermeidung spricht, klar auf der Hand: Der Stressfaktor, den Reisen mit sich bringen – seien es verstopfte Autobahnen, verspätete Flüge oder andere Störfaktoren –, wird durch Videokonferenzen vermieden, sodass die Firmenmitarbeiter nicht müde und demotiviert am Zielort ankommen, sondern direkt vom Arbeitsplatz aus frisch und ausgeruht ins Meeting starten können.
Mittlerweile gibt es zunehmend viele Spezialisten in Sachen Entwicklung, Optimierung und Vertrieb von Videokonferenzen auf dem Markt. Qualität und Technik haben eine enorme Entwicklung durchgemacht. Der Fokus liegt auf problemloser Kommunikation mittels einfacher Handhabung. Video, Audio und Whiteboard sichern die virtuelle Kommunikation und ermöglichen die Bearbeitung und Präsentation von Dokumenten. Mehr Leistung zum geringeren Preis, das ist der Fortschritt, den Nutzer erwarten können. Die Kommunikationstechnologie der verschiedenen Anbieter ist einfach, sicher, schnell und überall einsetzbar, egal ob im groß-, klein- oder mittelständischen Unternehmen.

Einer der Anbieter, die sich auf das Thema Videokonferenzen spezialisiert haben, ist das Unternehmen Vivicom in Bremen. Im Zentrum der breit gefächerten Produktpalette, die von Minikonferenzen für Privatanwender bis zu gehosteten Webkonferenzsystemen mit hoher Teilnehmerzahl reicht, steht die Software Vi, die es ermöglicht, individuelle Anpassungen je nach Bedarf vorzunehmen – kontinuierlich, branchenspezifisch und abhängig von Firmengröße und -zweck. Reibungslos und standortübergreifend kann visuelle Kommunikation mittels verschiedener Videokonferenzsysteme mit bis zu 43 Teilnehmern stattfinden. Zeit- und Kostenersparnis stehen somit ganz oben auf der Liste der Vorzüge, die Videokonferenzen mit sich bringen.

Auch der Faktor Klimaschutz spielt heutzutage eine Rolle, wenn es um die Frage geht, wann eine Reise durchgeführt werden sollte und wann nicht. Nicht angetretene Geschäftsreisen bedeuten nicht nur gespartes Geld, sondern auch weniger Umweltbelastung. Klimaschutz wird von vielen Unternehmen mittlerweile fest in die Reiseplanung mit einbezogen. Green Travel heißt das Stichwort: Ökologisches Reisen ist gefragt – oder eben Reisevermeidung, wenn und wo möglich. Neben den Faktoren Kosteneinsparung, Stressvermeidung, simpler Handhabung und Durchführung der Videokonferenzen um nur einige zu nennen, sind die positiven Auswirkungen, die die visuelle Kommunikation auf die Umwelt hat, ein wichtiges Argument, über das es nachzudenken gilt. Ausgehend vom Schadstoffausstoß, der bei jeder getätigten Reise verursacht wird, ließe sich viel für die Umwelt tun, gingen Unternehmen dazu über, Videokonferenzen als Alternative zu Geschäftsreisen anzusehen.
Einhergehend mit dem zunehmendem Bedeutungsgewinn der virtuellen Kommunikation eröffnen sich neue Möglichkeiten: In Zukunft könnte ein neues Berufsfeld entstehen, das des Webmoderators. Dieser Job ist vergleichbar mit dem des Moderators einer Talkshow: Fehlt dieser, kann die Show nicht koordiniert stattfinden, alle reden durcheinander, niemand führt durch die Diskussion oder behält den Überblick. Ein Webmoderator soll genau diese Aufgaben erfüllen, soll gerade kleine und mittelständische Unternehmen an die Hand nehmen, um ihnen den Zugang zur modernen Kommunikationstechnologie zu erleichtern. Als Freiberufler soll er die Unternehmensmitarbeiter mit dem Umgang von Hard- und Software vertraut machen, sie schulen und sie auch inhaltlich auf die Konferenzen vorbereiten. Alles, was für die Videokonferenz wichtig ist, fällt in den Aufgabenbereich des Webmoderators: Hardund Software installieren, den Internetzugang sicherstellen, die wesentlichen Dokumente für das Meeting vorbereiten, erste Hilfe leisten, falls es in einem bestimmten Bereich Probleme geben sollte, die Konferenz moderieren, das Unternehmen und seine Dienstleistungen optimal präsentieren. Auch Vivicom möchte im Bremer Unternehmen Webmoderatoren ausbilden, sucht junge Leute, die einem neuen Berufszweig gegenüber aufgeschlossen sind. Für das Portal „Live-Marktplatz“ beispielsweise, bei dem Unternehmen ihr Dienstleistungsangebot präsentieren und sich mit anderen Firmen austauschen können – das Ganze als Testreihe für Videokonferenzen und -präsentationen.

Zum Schluss soll ein kleiner Denkanstoß gegeben werden, bezogen auf Videokonferenzen und deren Umsetzung: Möglicherweise gilt es nur den „inneren Schweinehund“, um es salopp zu formulieren, zu überwinden. Firmen sollten sich öfter trauen, den bisher ungewohnten Weg zu gehen, sollten Videokonferenzen abhalten, um Reisen da einzusparen, wo es nötig, möglich und sinnvoll ist, um langfristig von der Technik, sinkenden Preisen und wegfallendem Kostendruck bei Geschäftsreisen zu profitieren. Und um ein Zeichen zu setzen in Sachen Umweltschutz – ein Aspekt, dem sich Anbieter wie Vivicom verschrieben haben. Mehr Effizienz wäre das Ergebnis.


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