Hoteleinkauf + Krise = Flexibilität

In Krisenzeiten sehen sich Travel Manager neuen Herausforderungen im Hoteleinkauf gegenüber: Sie müssen Rahmenverträge gegen Tagespreise abwägen und Reisenden niedrigere Sterne-Kategorien schmackhaft machen. Das erfordert mehr Flexibilität.

Wie Marktwirtschaft funktioniert, lässt sich gerade sehr schön am Beispiel Hoteleinkauf beobachten.

Weil die Wirtschaftskrise sie zum Sparen zwingt, haben Travel Manager deutscher Unternehmen im Jahr 2009 rund 1,8 Milliarden Euro oder 16 Prozent weniger für Übernachtungen ausgegeben als im Jahr zuvor, wie die „VDR-Geschäftsreiseanalyse 2010“ ganz klar zeigt (siehe auch Beitrag auf Seite 10-11 dieses Magazins).

Dieser Nachfragerückgang führte zu einem Überangebot an Hotelbetten und damit direkt zu niedrigeren Preisen, sowohl im Inland als auch im Ausland. Mit der Folge, dass die Hoteleinkäufer im Travel Management im Jahr 2009 für weniger Geld das Gleiche bekamen wie 2008 – zu erkennen daran, dass „sich am Muster der Übernachtungskategorien 2009 wenig geändert hat“, wie die Autoren der Analyse trocken festhalten: Der Anteil der Drei-Sterne-Kategorie blieb in etwa bei der Hälfte, Vier Sterne und Vier Sterne plus ungefähr bei einem Drittel, das Budget-Segment machte ein Zehntel aus.

Es gab und gibt also viel zu tun für Travel Manager – und beileibe nicht nur das Nachverhandeln bestehender Verträge. Die Krise fordert viel Aufmerksamkeit und zum Teil grundsätzliche Entscheidungen von denen, die für die betriebliche Mobilität verantwortlich sind.

Beispielsweise hat die sinkende Nachfrage zur Folge, dass die Hotellerie sich stärker denn je immer wieder neu fragt, welchen Preis der Markt gerade hergibt. Dieses verschärfte Ertragsmanagement bringt täglich angepasste Preise auf die Hotel-Websites und auch auf die großen Hotelportale wie HRS oder hotel.de.

Das wiederum führt manchen Firmenkunden- Rahmenvertrag ad absurdum: Preise, die vor einem Dreivierteljahr bei Vertragsabschluss noch günstig schienen, werden heute von den tagesaktuellen Raten locker rechts überholt – damit steht das Travel Management vor der Frage, ob der Vertrag vorgeht oder der sogenannte Spot-Kauf.

In vielen Fällen ganz klar der Spot-Kauf, sagen erfahrene Travel Manager, zum Beispiel Dirk Gerdom von SAP, der gleichzeitig Präsident des VDR ist. Er empfiehlt Unternehmen, die Rahmenverträge mit Hotels abschließen, die Verträge flexibel zu halten. „Travel Manager dürfen sich nicht von festen Raten abhängig machen“, sagt er. „Wenn das Hotel im freien Markt kurzfristig einen besseren Preis bietet als im langfristigen Vertrag festgeschrieben, dann muss es dem Unternehmen erlaubt sein, diese Rate zu buchen – und diese Buchung muss in die Zielvereinbarung einfließen.“ Wer Verträge neu aushandelt, ist gut beraten, die Möglichkeit tagesaktueller Buchungen gleich darin festzuschreiben. Und das funktioniert? Ja, das funktioniert. Schließlich herrscht zurzeit ein Käufermarkt.

Aufgabenblock zwei des Travel Managements in Krisenzeiten sind die Sternekategorien. Auch, wenn viele Hoteliers dieselbe Kategorie zum niedrigeren Preis herausgeben und sich daher die Sterne-Buchungsanteile nicht groß verändert haben, gibt es doch kleinere, aber deutliche Verschiebungen. So gingen laut „VDR-Geschäftsreiseanalyse 2010“ die relativ geringen Anteile, die Hotels mit drei bis fünf Sternen im Jahr 2009 im Vergleich zum Vorjahr verloren, offenbar vollständig in die Kategorie mit ein bis zwei Sternen, genau wie in die „anderen Beherbergungskategorien“ wie Pensionen, die ihre Buchungszahlen in den deutschen Unternehmen von 2008 bis 2009 mehr als verdoppeln konnten.

Kurz: Viele Reisende schlafen unter weniger Sternen als im Jahr zuvor. Auch das funktioniert ohne großen Aufschrei und ist sicher auch der Überzeugungsarbeit der Travel Manager zu verdanken. Der wichtigste Grund aber: Es gibt längst Budgethotels von guter Qualität, die sich ihren Platz am Markt erobert haben. Der Unterschied zwischen einem Zwei-Sterne- und einem Drei-Sterne-Hotel wird als nicht so groß empfunden wie der zwischen der Economy und der Business Class in Flugzeugen.

Und: Das Hotelzimmer als Statussymbol hat ausgedient. Während ein Flug in der Business Class (oder gar in der First) unter Geschäftsreisenden immer noch mehr gilt als der in der „Holzklasse“ und vor allem den wirklich notwendigen Komfort bietet, definiert sich kaum noch jemand über die Zahl der Sterne auf dem Messingschild neben der Hoteltür. „Das ist eine der wichtigsten Erkenntnisse aus der Krise“, sagt Dirk Gerdom. „Das Luxusdenken ist weitgehend vorbei.“

Was machen nun aber Travel Manager, die die gewohnten Buchungspfade verlassen, sich tagesaktuelle Preise ansehen und neue Anbieter entdecken? Wie stellen sie sicher, dass ein Hotel den Anforderungen ihrer Reisenden entspricht? Schließlich kann kein Reiseverantwortlicher zufrieden sein, wenn er zwar einen dreistelligen Betrag gespart hat, die Mitarbeiter aber wütend von der Reise zurückkehren, weil sie abends nicht ins Internet konnten und deshalb Arbeit liegen blieb.

Ein bundesweit gültiger Maßstab für Geschäftsreisehotels sind die vom VDR mitgetragenen Siegel „Certified Business Hotel“ und „Certified Conference Hotel“. 333 Häuser, vor allem in Deutschland, haben sich dem strengen Kriterienkatalog für Business-Hotels gestellt, der unter anderem Webzugang, Mobilfunkerreichbarkeit, eine Arbeitsfläche im Zimmer, geprüfte Matratzenqualität und eine Rechnung nach Firmenpolitik zwingend vorschreibt. Darüber hinaus tragen 267 Häuser die Auszeichnung als Konferenzhotel – sie erfüllen alle 67 Pflichtkriterien des Siegels.

Da alle zertifizierten Hotels mit einem entsprechenden Logo in den großen Hotelportalen verzeichnet sind, fällt es Travel Managern leicht, außer dem Preis auch den (Arbeits-) Komfort ihrer Reisenden im Auge zu behalten – zumal zertifizierte Häuser nicht teurer sind als nichtzertifizierte der gleichen Kategorie. So können Zertifizierungen ein guter Hinweis sein, wo sich Verhandlungen besonders lohnen.

Und von welchem Volumen an lohnen sie sich? Wer 50 „Roomnights“ (Übernachtungen) im Jahr abnimmt, braucht keinen Vertrag, wer 400 braucht, sollte verhandeln. Die Grenze liegt irgendwo dazwischen und ist bei jedem Unternehmen anders. „Es gibt keinen Königsweg“, sagt SAP-Travel Manager Dirk Gerdom – aber einen goldenen Mittelweg, immer in Abhängigkeit von der Wirtschaftlichkeit.
Wer ausschließlich auf verhandelte Raten setzt, dem entgehen die womöglich günstigeren tagesaktuellen Preise. Und wer ausschließlich auf dem Spot-Markt kauft, hat das Nachsehen, wenn die Preise kurzfristig steigen – weil kein Rahmenvertrag sie deckelt. Es kommt eben auf die Mischung an.

So lässt sich als zentrale Anforderung an einen Hoteleinkäufer in Zeiten der Krise dreierlei festhalten: offene Augen, Selbstbewusstsein und eine ordentliche Portion Flexibilität sind gefragt.

 

 

Mehrwertsteuersenkung für Hotels: „Bürokratie-Monster“ gebändigt

Anfang des Jahres brauten sich dunkle Wolken über dem Hoteleinkauf zusammen: Mit der Senkung der Mehrwertsteuer für Beherbergungsleistungen drohte ein formaler Mehraufwand, der Travel Managern die Sorgenfalten auf die Stirn trieb – in einer von Prozessen getriebenen Branche lässt sich jede Verwaltungsschleife in Kosten ausdrücken. Die unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze für Übernachtungs- und Verpflegungsleistungen hatten zu einem erheblichen Verwaltungsaufwand und damit zu Mehrkosten in deutschen Unternehmen geführt. Der VDR sprach damals von einem „Bürokratie-Monster“.

Im März hatte das Bundesministerium der Finanzen dann festgelegt, dass das Frühstück mit anderen Nebenleistungen zusammengefasst werden kann, die als Reisenebenkosten anerkannt werden. Der getrennte Ausweis von Übernachtung und einem Pauschalbetrag für Nebenleistungen erlaubt, dass die sogenannte „Vereinfachungsregelung“ angewendet wird. Weil der Frühstücksanteil so nicht mehr zu identifizieren ist, kann das Frühstück weiterhin mit dem Pauschbetrag von 4,80 Euro berücksichtigt werden.

Inzwischen ist auch die sogenannte Arbeitgeberveranlassung prozessfreundlich geregelt. Jetzt gilt eine Übernachtung als dienstlich veranlasst, wenn ein Arbeitnehmer die Hotelkosten von seinem Unternehmen erstattet bekommt. Eine separate Buchungsbestätigung ist nicht mehr nötig.

Der Verband Deutsches Reisemanagement, dessen Vorschläge in den Praxisregelungen berücksichtigt wurden, hält die geltenden Regelungen für akzeptabel. Die Wolken haben sich verzogen, das Monster ist gebändigt.


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