Markus Schmidt, Geschäftsführer Intergerma
Checkliste Tagungsplanung

Tagungsplanung leicht gemacht

Ein Blick hinter die Kulissen von Unternehmen mit Veranstaltungspotential verrät, dass es oftmals die eigenen Mitarbeiter im Unternehmen sind, die für Planung, Organisation und Durchführung von Firmenveranstaltungen verantwortlich sind. Und diese Mitarbeiter sind meist keine gelernten Veranstaltungs-Fachkräfte, sondern müssen sich autodidaktisch in die Thematik einarbeiten. So ist es gerade in der Veranstaltungsplanung wichtig, im Unternehmen alltagstaugliche Lösungen zu implementieren.

Hintergrundinformation: Intergerma ist seit 26 Jahren auf dem Tagungsmarkt etabliert als Herausgeber des Tagungshotelführers „Hotels und Tagungsstätten in Deutschland, Österreich und der Schweiz“ und als Lizenzgeber der Publikation „Eventlocations“. Neben den Printversionen hat Intergerma im Jahr 2003 ein Online-System für Tagungshotels entwickelt als transparente und neutrale Informations- und Buchungsplattform für Unternehmen und Tagungsveranstalter. Im Jahr 2007 wurde das Online- Reservierungssystem an die Hotel.de AG übertragen. Seit der Übertragung des Online- Reservierungssystems konzentriert sich Intergerma auf sein Kerngeschäft der Handbücher und baut weitere Beratungsund Serviceleistungen für Hotellerie und Tagungskunden aus. Der „Tagungs-Service by Intergerma“ bündelt die langjährige Branchenerfahrung und Kompetenz im MICE-Segment.

 

 

Single oder Partner Sicherlich gibt es kleinere Firmenveranstaltungen, die der im Unternehmen für die Eventplanung verantwortliche Mitarbeiter alleine stemmen kann. Die Buchung eines Raums für ein Kundenmeeting, die Catering-Bestellung und vielleicht noch die Transfer-Organisation ist bestimmt kein Hexenwerk.

Geht es aber um größere oder regelmäßige Firmen- Veranstaltungen wie Tagungen, Kongresse, Seminare oder Schulungen, sieht die Welt des planungsverantwortlichen Mitarbeiters schon anders aus.

Eine Veranstaltung besteht aus vielen Facetten und Bausteinen: Die detailgenaue Vorbereitung, die Einladungs- und Response-Abwicklung, das Teilnehmermanagement, die Einbindung von Trainern und Referenten. Hinzu kommt die Hotel- und Location-Suche sowie die Prüfung und Bewertung von Konditionen. Oft gilt es zusätzlich, den geeigneten Ort für das externe Abendessen zu recherchieren, ein Entertainment-Programm zu erstellen, einen DJ für die Abendveranstaltung zu beauftragen sowie Gema und weitere rechtliche Vorgaben zu berücksichtigen. Nicht zu vergessen sind die Dekoration, die Technik, die Beleuchtung, mögliche Gastgeschenke und die Logistik all dessen.

In der Nachbereitung müssen die Rechnungen überprüft, die Qualitätskontrolle und Evaluierung der Veranstaltung durchgeführt und statistische Auswertungen erstellt werden. Alles in allem ist dies bei entsprechendem Umfang der Veranstaltung äußerst zeitintensiv, verlangt viel Kompetenz und ist meist nicht alleine zu bewältigen. Hier ist ein externer Partner mit festem Ansprechpartner wichtig, um den Mitarbeiter bei der Veranstaltungsplanung im Unternehmen mit einem Gesamtpaket oder einzelnen Komponenten zu unterstützen.

Persönlicher Tipp: Hotelpreise sinken nicht, wenn man mehrere Agenturen für die Hotelanfrage heranzieht. Für ein und denselben Termin und Kunden mit identischen Kapazitäten bleibt auch bei Mehrfachanfragen die Rate bestehen, die einmal quotiert wurde. Ohnehin gibt es nur eine Option für die erste Anfrage.

Bedarf und Bedürfnis
Bei der modernen Tagungsplanung und Eventorganisation muss unterschieden werden zwischen Bedarf und Bedürfnis des Unternehmens. Dafür sammelt der Tagungsplaner zunächst einmal die wichtigsten Standardinformationen, also rein sachliche Bedarfsfaktoren wie Budget, Destination, Lage, benötigte Kapazitäten, Personenanzahl und natürlich Termin.

Auf dieser Grundlage werden im Dialog mit dem ausgewählten Veranstaltungspartner ergänzende Informationen, die Bedürfnisse, abgefragt. Zudem gibt es bei einer Firmenveranstaltung grundsätzlich eine inhaltliche Botschaft und Zielsetzung – oft verknüpft mit Emotionen und Motivationsaspekten. Persönliche Wünsche, Ansprüche an die Stimmung und die Atmosphäre sowie die Frage nach Individualität in Beratung und Service, Verständnis, Erfahrung und Kompetenz sind zudem Bedürfnisse, die nicht eindimensional erfassbar, nicht schematisierbar sind und damit nicht per Standard-Formular abgefragt werden können.

Online oder Offline
Das Veranstaltungs-Segment ist im Vergleich zur firmeninternen Geschäftsreise-Organisation wesentlich komplexer, variabler und nicht so transparent kalkulierbar. Tagungs-Online-Tools sind zwar zahlreich vorhanden, haben jedoch oft einen Haken: Je detaillierter online versucht wird, die Parameter einer praktikablen Veranstaltungsorganisation zu berücksichtigen, desto komplexer, komplizierter und nutzungsunfreundlicher wird das Anfrage-Tool.

Hier kommt die Bedarf- und Bedürfnis- Erfassung ins Spiel:
Der Bedarf, also die rein faktischen Komponenten rund um die geplante Veranstaltung, lässt sich einfach und zeitsparend online erfassen, filtern und auswerten. Teilnehmer- Management und Evaluierung im Nachgang des Events sind ebenfalls online darstellbar.

Die individuellen Bedürfnisse an ein Firmenevent können jedoch nicht online per Klickfunktion abgefragt oder gar erfüllt werden. Immer erhält man im persönlichen Gespräch ergänzende oder teilweise ganz neue Informationen, die weit über den faktischen Bedarf hinausgehen.

So wird im MICE Segment nach wie vor in wesentlichen Bereichen bewusst offline gearbeitet. Hier unterscheidet sich die Veranstaltungs- Planung maßgeblich von der reinen Geschäftsreise-Planung: Emotionen gehören im MICE Segment einfach dazu.

Teilnehmer-Management
Das professionelle Teilnehmer-Management nimmt im Rahmen der Veranstaltungs-Organisation einen wesentlichen Teil ein und geht weit über die reine Teilnehmer-Registrierung hinaus. Komponenten wie Verwaltung von Personendaten, Abrechnungsprozedere, Materialversand und Statistiken werden erfasst sowie detaillierte Veranstaltungsinformationen wie Lage des Veranstaltungsortes, Termin, Alter der Teilnehmer, Anteil Frauen und Männer, Voranreisen, Verpflegungsleistungen, Transfer-Anforderungen, Rahmenprogramme etc.

Darüber hinaus reichen die Ansprüche an ein erfolgsorientiertes Teilnehmer-Management von der präzisen Zielgruppenbestimmung über den Einladungsversand, der Umsetzung von Vorgaben zur Unternehmensidentität bis hin zur Verwaltung von Workshops und der Zahlungsabwicklung.

Nach einer Intergerma-Umfrage nutzen dafür Dreiviertel der befragten Unternehmen nach wie vor klassische Office-Anwendungen wie Excel oder Word. Nur 5,4 Prozent greifen bislang auf internetbasierte Anwendungen zurück und nur zwei Prozent nutzen professionelle Eventsoftware. Den Bedarf eines onlinebasierten Teilnehmer-Managements stellen jedoch durchaus 42,2 Prozent der Umfrage- Teilnehmer fest.

Werte 2.0
Eine manchmal unterschätzte, aber wesentliche Komponente in der Veranstaltungsplanung ist die Einhaltung von tradierten Werten – auch oder gerade im 2.0 Zeitalter. Immerhin werden Veranstaltungen gemacht für die persönliche Begegnung von Menschen und dafür gelten unverändert die Spielregeln eines respektvollen Miteinanders abseits der modernen 140 Zeilen-Kommunikation, um Emotionen und einen bleibenden positiven Eindruck von einer Veranstaltung zu vermitteln.


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