Anton Lill, Vice President Sales & Account Management bei American Express Business Travel in Frankfurt und Mitglied im VDR Fachausschuss Nachhaltigkeit
Lisa Piehler, Studentin der FH Worms in „International Tourism & Travel Management“; sie wird ihre Abschlussarbeit (Masterthesis) zu dem Themenkomplex BTM und CSR schreiben

Die Zukunft ist grün

Grünes Travel Management als zukunftsorientiertes Gesamtkonzept

Das Buchen von grünen Hotels, Tagungen und Mietwagen, die Kooperation mit grünen Reisebüros, das Verankern von Nachhaltigkeitsstrategien in Reiserichtlinien, grünes Reporting – viel kann heutzutage unternommen werden, wenn es um nachhaltiges Travel Management geht. Anton Lill, Vice President Sales & Account Management bei American Express Business Travel, und Lisa Piehler, Studentin „International Tourism & Travel Management“ an der FH Worms, mit einer Analyse, Tipps und Strategien zum Thema grünes Travel Management.

Das Engagement von Unternehmen im Bereich Corporate Social Responsibility ist heutzutage keine Ausnahmeerscheinung mehr. Viele Firmen haben Programme entwickelt, um dem Ruf nach nachhaltigem Wirtschaften Rechnung zu tragen. Auch im Bereich Geschäftsreisen spielt das Thema Nachhaltigkeit eine immer wichtigere Rolle. Zwar werden die Bereiche Prozessoptimierung, Online- und Offline-Serviceleistungen sowie Kostenoptimierung weiterhin im Fokus des Travel Managements stehen – das zeigen uns aktuelle Marktforschungsergebnisse von VDR (Geschäftsreiseanalyse 2010) und AMADEUS (Studie zur Ermittlung der Zielgruppenanforderungen im Business Travel). Doch wird man zunehmend über Prozesse und Kosten hinaus denken und Nachhaltigkeitsaspekte bei Geschäftsreisen analysieren und berücksichtigen. Dies ist nicht nur auf große Unternehmen beschränkt, sondern gilt gleichermaßen für kleine und mittlere Firmen. Grünes Denken beginnt bereits bei der Beschaffung (pre-trip) und endet bei der Auswertung (post-trip). Um langfristig einen positiven Effekt für die Umwelt zu erzielen, ist es wichtig, Nachhaltigkeitsaspekte möglichst in allen Entscheidungsstufen der Prozesskette einzuplanen.

Ökologisches Handeln beginnt schon beim Einkauf. Zu einem entscheidenden Kriterium bei der Auswahl eines Leistungsträgers wird dessen eigene Nachhaltigkeit; dieser Aspekt wird bereits bei den Ausschreibungen im Leistungsverzeichnis berücksichtigt. Infolgedessen sollten auch die Reiserichtlinien angepasst und die Buchungsprozesse optimiert werden. Der Reisende sollte zum einen die Möglichkeiten einer umweltverträglichen Reise aufgezeigt bekommen und zum anderen bei der Entscheidung unterstützt werden, diese für sich zu wählen. Ferner sollten in den Kontrollprozess Nachhaltigkeitskennzahlen eingebaut und mit deren Hilfe die weitere grüne Entwicklung der Reiseaktivitäten gesteuert und optimiert werden. Nicht zuletzt könnte eine positive Entwicklung mithilfe der Zusammenarbeit mit Experten – wie etwa unabhängigen Umweltberatern oder Advisory-Einheiten der Travel Management Companies (TMCs) – gefördert werden.

Um ein genaueres Bild zu vermitteln, was nachhaltiges Travel Management bedeuten und bewirken kann, werden im Folgenden neun grüne Aspekte näher betrachtet:

- Grüne Reiserichtlinien: In den Reiserichtlinien sollte generell festgelegt sein, inwieweit Geschäftsreisen mit dem Fokus auf Ökologie den ökonomisch vorteilhaften Reisen vorzuziehen sind. Entsprechend könnte zum Beispiel bei Flugreisen vereinbart werden, dass der Reisende bis zu einer bestimmten Kostendifferenz einen Flug mit geringerem CO2- Ausstoß wählen soll. Außerdem sollten Regelungen formuliert sein, die genau festlegen, ab welcher Entfernung das Transportmittel Flugzeug überhaupt genutzt werden kann. Das bedeutet auch, dass bei Reisezielen, die mit ICE, TGV, Thalys oder ähnlichen Schnellzügen zu erreichen sind, der Bahn Vorrang gegeben werden sollte. Ist eine Fahrt mit dem Mietwagen notwendig, kann vorgeschrieben werden, dass vorrangig Fahrzeuge mit Hybrid-, Erdgas- oder Flüssiggasantrieb zu wählen sind; sollten diese nicht verfügbar sein oder in keinem angemessenen Preis-Leistungs-Verhältnis stehen, ist das Fahrzeug mit dem geringsten Schadstoffausstoß und/oder Verbrauch zu nutzen. Bei der Hotelauswahl könnte wahlweise die Öko-Bilanz des Hotels oder die Länge der notwendigen Transfers durch die Lage des Hotels berücksichtigt werden. Nicht zuletzt könnte – ähnlich wie bei den bekannten Hinweisen in E-Mails – vorgeschrieben werden, dass möglichst auf jede Art von Dokumentendruck zu verzichten ist. Stattdessen sind Anwendungen so genannter Smart Phones eine mögliche Alternative (etix, Bordkarte online beziehungsweise Buchungsbestätigungen generell). Der VDR beispielsweise arbeitet bereits gemeinsam mit Partnern an der Entwicklung von Standards für grüne Reiserichtlinien.

- Grüne Ausschreibungen: Zu diesem Thema hat der VDR ein Standardinstrument entwickelt: RFP Nachhaltigkeit. Dieses Instrument listet konkrete Fragestellungen bezüglich Ökologie und Nachhaltigkeit auf. Diese können den Ausschreibungsdokumenten für Airlines, Bahn, Mietwagen, Hotels und TMCs beigefügt und so abgefragt werden.

- Grüne Buchung: Bei der Auswahl einer Online-Buchungsmaschine (OBE) sollten solche bevorzugt werden, die bereits während der Buchungsabfrage den so genannten ökologischen Fußabdruck (siehe Grünes Reporting) jeder Reisealternative auch in Kombination unterschiedlicher Verkehrsträger aufzeigen. Dies kann bedeuten, dass sowohl bei Flügen als auch bei Bahn, Mietwagen und Hotels die ökologischsten Buchungsalternativen eindeutig gekennzeichnet werden, zum Beispiel durch ein Symbol oder die Angabe des CO2-Verbrauchs bei den Verkehrsträgern. Aktuell besteht beispielsweise bei eTravel, Cytric und cliqBook die Möglichkeit, sich bei der Buchungsabfrage anzeigen zu lassen, wie viel CO2-Emission der einzelne Flug erzeugt; weitere Angaben sind in Planung. Darüber hinaus könnte eine Funktion interessant sein, die bei jeder Buchung abfragt, ob die Reise wirklich notwendig ist und die eine Begründung fordert, weshalb eine Alternative zur Reise (wie beispielsweise eine Telefon- oder Webkonferenz) nicht in Frage kommt. Auf diese Weise wird der Mitarbeiter angehalten, noch stärker über Notwendigkeit und Nutzen einer Geschäftsreise nachzudenken.

- Grünes Fliegen: Bei der Auswahl der Airlines sollte geprüft werden, ob diese Nachhaltigkeitsprogramme in einen Nachhaltigkeitsindex aufgenommen sind. Des Weiteren können Maßnahmen der Airline in Bezug auf Recycling, Abfallvermeidung, Lärmminderung und die Nutzung regenerativer Energien berücksichtigt werden. Besonders wichtig zur Beurteilung einer Airline auf deren Umweltverträglichkeit hin ist zusätzlich der CO2-Ausstoß, beispielsweise pro angebotenem Sitzkilometer. So können Airlines bei der Buchungssteuerung der Unternehmen bevorzugt oder auch gemieden werden. Zusätzlich interessant ist, ob die Airline detaillierte Emissionsdaten abhängig von Flugzeugtyp, Streckenführung etc. an die OBE weitergibt, damit der Nutzer so buchungsrelevante Informationen erhält.

- Grüne Bahnreisen: Auf dem deutschen Markt gibt es insbesondere für den Fernverkehr kaum Alternativen zur Deutschen Bahn. Daher stellt sich hier nicht die Frage, welches der am besten geeignete Leistungsträger ist, den es auszuwählen gilt, sondern es geht darum, umweltorientierte Optimierungspotenziale zu erkennen. Interessant für grünes Travel Management ist dabei die Teilnahme am Umwelt Plus- Programm der Deutschen Bahn, bei dem CO2-Emissionen vermieden werden. Dabei wird zuerst die für Bahnreisen benötigte Strommenge eines Unternehmens prognostiziert, um anschließend für diese errechnete Menge regenerativen Strom einzukaufen. Dieser wird dann in das Bahnstromnetz eingespeist. Auf diese Weise werden Emissionen nicht nur kompensiert, sondern komplett vermieden. Für Unternehmen entstehen dabei zusätzliche Kosten in Höhe von rund einem Prozent des Fahrpreises.

- Grünes Fahren: Bei der Entscheidung für einen Mietwagenanbieter sollten zumindest diejenigen Anbieter bevorzugt werden, die Hybrid-, Erdgas- oder Flüssiggasfahrzeuge bereitstellen und bei der Fahrzeugbeschreibung Kraftstoffverbrauch und Emissionswerte nennen. So kann innerhalb einer Fahrzeugklasse jeweils das umweltfreundlichste Fahrzeug gewählt werden. Hierbei kommt es auch darauf an, inwiefern die Mietwagenanbieter diese Informationen transparent und entscheidungsorientiert in den Buchungssystemen darstellen können. Dieselben Kriterien sollten bei der Auswahl von Dienstwagen eine Rolle spielen: Es sollten bewusst Fahrzeuge mit niedrigen Emissions- und Verbrauchswerten gewählt werden, beispielsweise mit innovativen Antrieben wie EfficientDynamics (BMW), BlueEFFICIENCY, BlueTEC (Mercedes Benz) oder BlueMotion (VW).

- Grüne Übernachtungen: Die Umweltkonzepte von Hotels gehen mittlerweile über Aufkleber im Bad mit dem Hinweis, Handtuchwechsel nur dann vorzunehmen, wenn diese wirklich notwendig sind, und über Wassersparappelle beim Betätigen der Toilettenspülung hinaus. Ganzheitliche Umweltkonzepte werden insbesondere im Bereich der Hotellerie sehr gut mithilfe von Zertifizierungen dargestellt. Zu den wichtigsten und aussagekräftigsten Zertifizierungen gehören ISO 14001 (weltweit) und EMAS (europäisch), die unter anderem Themen wie Energieeffizienz, Wasser, Abfall oder Emissionen abdecken. Ferner gibt es zahlreiche regionale Eco-Labels. Diese Zertifizierungen und Eco-Labels sollten wiederum in den genutzten Hotelreservierungssystemen aufzufinden sein und könnten zum Ausschluss nicht-zertifizierter Hotels bei Dienstreisen führen.

- Grünes Reporting: Um Nachhaltigkeit beurteilen zu können, sind klare Kennzahlen notwendig. Mittlerweile hat sich der so genannte ökologische Fußabdruck beziehungsweise der Carbon Footprint, also der Ausstoß von CO2, der direkt oder indirekt durch die Reiseaktivitäten produziert wird, als zentrale Messgröße etabliert. Aufgabe des Travel Managements ist es, den Carbon Footprint jeder einzelnen Reise zu erfassen. So lassen sich sowohl die Entwicklung der Nachhaltigkeit anhand des Periodenvergleichs darstellen als auch Möglichkeiten ableiten, wie diese optimiert werden kann. Um benchmarkfähige Daten zu erhalten, sollten Unternehmen mit Travel Management Companies, Kreditkartenanbietern oder Online-Buchungssystemen zusammenarbeiten, die ein grünes Reporting anbieten. Auch das Kennzahlensystem des VDR nennt hier entsprechende Referenz- und Zielwerte.

- Grüne Travel Management Company: Ein Geschäftsreisebüro, das möglichst alle diese Aspekte für seine Kunden analysieren und anwenden kann, ist eine wichtige Voraussetzung, um grünes Travel Management zu realisieren. Den Nachweis darüber zu erbringen, ist Aufgabe der TMCs selbst und dürfte in Zukunft ein immer wichtigeres Kriterium bei deren Auswahl werden.

Die Beispiele zeigen, dass Travel Manager schon heute viele Möglichkeiten haben, nachhaltiges Travel Management zu realisieren. Wie dieses im Detail gestaltet und vor allem gelebt wird, ist vom jeweiligen Unternehmen abhängig und wird dadurch beeinflusst, in welchem Ausmaß das jeweilige Unternehmen grünes Denken und Handeln schon in anderen Bereichen anwendet. Insgesamt muss ein grünes Travel Management sicher mehr leisten, als nur die Umweltbelastung von Geschäftsreisen so gering wie möglich halten. Es muss auch die Wirtschaftlichkeit der Geschäftsreisen sowie eine ausreichende Mobilität im Sinne der Unternehmensziele sicherstellen. Die Bereitschaft, hierbei eine sinnvolle Balance zu halten, hängt auch davon ab, wie diese Balance schon in anderen Bereichen des Unternehmens praktiziert wird.

Im Travel Management ist ein Umdenken erforderlich. Nicht nur aufgrund der Notwendigkeit, dem fortschreitenden Klimawandel und der Umweltbelastung Rechnung zu tragen. Es geht auch darum, in einem Umfeld, das zunehmend auf Umweltaspekte achtet, als Gesamt-Unternehmen zukunftsfähig zu bleiben. So ändern sich die politischen und rechtlichen Rahmenbedingungen für Geschäftsreisen. Beispiele hierfür sind Emissionshandelsabkommen im Luftverkehr, Kfz- Steuern oder Umweltzonen in Städten. Darüber hinaus fordert auch die Öffentlichkeit nachhaltiges Handeln von Unternehmen. Eine konsequente Umsetzung von umweltbewusstem Handeln auch bei Reisen, die häufig einen nicht unerheblichen Teil an CO2-Emissionen ausmachen, ist für eine langfristige Glaubwürdigkeit des Umweltengagements notwendig. Damit sollte auch die Geschäftsreisetätigkeit zu einem festen Bestandteil im Nachhaltigkeitsbericht von Unternehmen werden. Hinzu kommt ein wachsendes Umweltbewusstsein der Mitarbeiter. So kann grünes Travel Management Image und Attraktivität des Unternehmens auch bei seinen Mitarbeitern steigern. Denn grünes Travel Management als reines Lippenbekenntnis wird schnell entlarvt und macht das Unternehmen unglaubwürdig.

Zusammengefasst lässt sich sagen: Grünes Travel Management kann und muss verstärkt umgesetzt werden. Durch gezielte Nachfrage nach ökologischen Leistungen und Produkten können Unternehmen die weitere Entwicklung der Geschäftsreisebranche zu mehr Nachhaltigkeit hin forcieren. Auf Unternehmensebene kann es einen erheblichen Teil dazu beitragen, die Nachhaltigkeits- beziehungsweise CSR-Strategie wirksam und sichtbar zu unterstützen.


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